Samenvatting:
- Automatische keuzelijsten ontstaan op basis van de ingevoerde inhoud van het veld.
- Er zijn twee manieren om zelf een keuzelijst te maken. Dit zorgt voor een uniforme collectieregistratie.
Wat is een automatische keuzelijst?
In principe creëer je keuzelijsten door de records te bewerken. De uitbreidbare keuzelijsten ontstaan op basis van de ingevoerde inhoud van het veld. Als de term al in de lijst staat, verschijnt deze automatisch wanneer je het woord begint in te typen in het betreffende veld. Het uitvoeren van correcties in de keuzelijst, kan enkel in een zoek- en vervangactie in bulkinvoer.
Zelf een keuzelijst maken met gekozen trefwoorden
De uitbreidbare keuzelijst is – officieel – niet een lijst die men op voorhand kan invullen. Om je collectieregistratie uniform te houden kun je ervoor kiezen om registrators voor sommige velden enkel te laten werken met keuzelijsten. Er zijn twee mogelijkheden om deze zelf te maken. De eerste optie is om zelf een woordenlijst te maken in bijv. Word of Excel. Geef deze vervolgens aan je collega’s met het verzoek om de trefwoorden in dat bestand te gebruiken bij het invullen van het betreffende veld. Al doende ontstaat dan een keuzelijst in Memorix Maior bij het betreffende veld. De tweede optie is om een record aan te maken waarin je alle trefwoorden plaatst die je nodig hebt. De trefwoorden in dit record komen dan automatisch in de uitbreidbare keuzelijsten terecht. Uiteraard moet je dit record niet publiceren.
Keuzelijsten opschonen
De uitbreidbare keuzelijst wordt gevuld door waarden die in het betreffende veld zijn ingevuld. Wanneer je een waarde bij het record verwijdert en deze ook niet meer voorkomt bij andere records, komt deze waarde ook niet meer voor in de keuzelijst.
Je kunt de keuzelijst opschonen door de waarden die je wil verwijderen te lokaliseren. Met de Filter Opties kun je zoeken binnen het gekozen veld naar alle records waar een bepaalde waarde voorkomt. Wanneer het om enkele records gaat kun je deze handmatig aanpassen. Als het om een groot aantal records gaat kun je ervoor kiezen om deze waarde in Bulk te wijzigen. Als alle "verkeerde" waarden uit de records verwijderd zijn, komen ze ook niet meer voor in de keuzelijst.