Samenvatting:

• Termen zijn gestructureerde, gecontroleerde beschrijvingen van dingen, zoals personen of plaatsen of kloosters, die een begrip of entiteit uniek identificeren en de betekenis ervan duidelijk maken. 
  
• Elke term heeft een identificatiecode om de term te kunnen onderscheiden van andere termen. 
• Termen worden beheerd in een termenlijst, die duurzaam beschikbaar is.
• In Memorix Maior zijn drie termenlijsten beschikbaar en doorzoekbaar: Art & Architecture thesaurus (AAT), GeoNames en  Brabantse Gebouwen. 

Steeds meer Brabantse erfgoedinstellingen werken aan de vindbaarheid en zichtbaarheid van hun collecties. Collecties worden gedigitaliseerd, beschreven en gepubliceerd. Echter, publicatie van collectie-items en hun beschrijvingen betekent niet direct dat deze informatie ook goed gevonden wordt. Verschillende schrijfwijzen, gebruik van synoniemen en woorden met meerdere betekenissen kunnen ervoor zorgen dat informatie onvindbaar is of in een onjuiste context gepresenteerd wordt. Termen bieden hiervoor een oplossing en hier kun je direct in Memorix Maior mee aan de slag. 

Wat zijn termen en waarom zijn ze belangrijk? 

Met termen beschrijf je waar erfgoed over gaat. Termen zijn bijvoorbeeld onderwerpen, personen of plaatsen. Zo is De tuin der lusten een ‘schilderij’ gemaakt door ‘Jheronimus Bosch’ en het hangt in ‘Madrid’. Maar termen zijn meer dan woorden. Termen bestaan uit een naam en een identificatiecode. Deze code maakt ondubbelzinnig duidelijk het bijvoorbeeld Madrid in Spanje betreft en niet Madrid in Colombia. De identificatiecode geldt dus om de term te kunnen onderscheiden van andere termen die misschien wel veel overeenkomsten hebben. Met een identificatiecode kunnen termen ook door machines gebruikt worden.

Ook kan aan een term extra informatie gehangen worden, bijvoorbeeld een definitie of een alternatieve benaming, waarmee we de term kunnen duiden. Die definitie is essentieel, daarmee wordt betekenis gegeven aan de term en wordt de term ontdaan van mogelijke interpretatieverschillen. Dit is een groot onderscheid met eigen gekozen trefwoorden. Zo krijgt de term "fiets" als definitie: Voertuigen met twee wielen achter elkaar, die worden aangedreven door de berijder die schrijlings op een frame zit dat de wielen en het stuur bij elkaar houdt. En wordt “fiets” verbonden aan het synoniem “rijwiel”. En de term “leunstoel” wordt verbonden aan de meer algemene termen “stoel”, “zitmeubilair” en “meubilair”.

Door termen te gebruiken in plaats van eigen trefwoorden, breid je dus het aantal mogelijkheden om een object of informatie terug te vinden aanzienlijk uit. Zoeken websitegebruikers op het woord "fiets" dan wordt alleen het erfgoed gevonden waar dit woord in voorkomt. Zoekt de gebruiker op de term "fiets" dan wordt ook het erfgoed gevonden waarin "rijwiel" voorkomt. Je erfgoed wordt beter vindbaar en zichtbaar. Aan de hand van termen worden collecties met elkaar verbonden.

Wil je meer lezen over het vervangen van eigen trefwoorden door termen en wat daar allemaal bij komt kijken, lees dan onze blogreeks 'Aan de slag met termen' en het artikel 'Van trefwoorden naar termen: hulplijsten'.  

Wat zijn termenlijsten?

Termen worden beheerd in termenlijsten, ook wel terminologiebronnen genoemd. Elke termenlijst heeft zijn eigen aandachtsgebied. Zo is er de WO2 Thesaurus over de Tweede Wereldoorlog en RKDartists  is een lijst met gegevens over kunstenaars en personen uit verwante disciplines.

Beheerders van de termenlijsten staan garant voor de kwaliteit en houdbaarheid ervan. Termen zijn officiële begrippen, die moeten accuraat zijn en duurzaam beschikbaar en voor langere tijd bruikbaar. 

Het gebruik van termenlijsten in Memorix Maior

Wanneer je een term verbindt aan een record in je collectieregistratiesysteem, wordt de informatie die bij de term is vastgelegd ook direct gekoppeld aan het record. Hierdoor voorkom je dat je deze informatie bij elk afzonderlijk object opnieuw vast moet leggen. Wanneer je je collectie koppelt aan termen kun je deze dus gestructureerd en betekenisvol beschrijven en verrijken.

Welke termenlijsten zijn in Memorix Maior beschikbaar? 

In Memorix Maior zijn drie termenlijsten beschikbaar: Art & Architecture Thesaurus (AAT), GeoNames en Brabantse Gebouwenlijst. 

Hoe kan ik zoeken in termenlijsten?

Je kunt op verschillende manieren zoeken in deze termenlijsten: via de websites van de lijsten of via de zoekmachine van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Deze zoekmachine heet het Termennetwerk en hier kun je door verschillende termenlijsten tegelijkertijd zoeken en zien welke informatie er allemaal aan een term gekoppeld is. 

Maar ook via Brabant Cloud kun je direct in drie termenlijsten zoeken. Deelnemers die Memorix Maior gebruiken kunnen middels specifieke velden in Memorix de termenlijsten Art & Architecture Thesaurus (AAT), GeoNames en Brabantse Gebouwenlijst doorzoeken en gebruiken om je collectie te beschrijven.