Samenvatting

• In een informatieplan leg je vast welke collectie-informatie je hebt, welke informatie je waarom wil vastleggen, hoe je dit gaat doen en welke stappen je zet in het blijvend online toegankelijk maken van je collectie. 
• Een informatieplan geeft de kaders waarin jij en je (vrijwillige) medewerkers je kunnen bewegen.
• In de informatieplanner wordt stap voor stap uitgelegd wat er in een informatieplan moet staan en hoe je aansluit bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. 
• Brabant Cloud regelt en faciliteert diverse onderdelen uit de informatieplanner. 

Wat is een informatieplan?

Informatieverlies is een van de grootste schadefactoren van een collectie. Het verbreken van de band tussen object en informatie tast de waarde van een object aan. De manier waarop je met je informatie omgaat speelt in het behouden van die band een grote rol. Een informatieplan helpt je daarbij. Het geeft voor jou als collectiebeherende instelling kaders voor het werken met je collectie-informatie. Met collectie-informatie bedoelen we alle digitale informatie-objecten, dus het geheel van digitale bestanden (foto's of scans van collectie-items) én bijbehorende informatie. 

Het informatieplan is daarmee een aanvulling op je collectieplan. In je collectieplan beschrijf je namelijk welke collectie je in huis hebt, waarom je deze collectie hebt, wat je doel is met deze collectie en hoe je dat gaat bereiken. In je informatieplan beschrijf je hoe je met de digitalisering van deze collectie omgaat. 

In een informatieplan beantwoordt je de volgende vragen:

• Beleid: Wat wil je bereiken met je digitale collectie-informatie? 
• Bewaren: Hoe bewaar je digitale collectie-informatie en wat wil je verbeteren?
• Beschrijven: Hoe heb je je collectie beschreven en wat wil je daaraan verbeteren? 
• Verbinden: Hoe zorg je dat jouw digitale informatie-objecten blijvend teruggevonden worden? Kortom, zijn jouw collectie-items al voorzien van duurzame webadressen? 
• Verspreiden: Hoe zorg je dat anderen weten dat jouw collectie online beschikbaar is, en dat ze die goed kunnen gebruiken?
• Gebruiken: Hoe stimuleer je online gebruik?

Zo word je gedwongen om na te denken welke informatie je hebt, welke informatie je waarom wil vastleggen, hoe je dit gaat doen en welke stappen je zet in het blijvend online toegankelijk maken van je collectie. Dit helpt je tijdens de registratie om de taken te verdelen en een duidelijk werkproces op te zetten. 

Hoe maak je een informatieplan? 

Het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) heeft de Informatieplanner als hulpmiddel ontwikkeld om erfgoedinstellingen te helpen bij het opstellen van hun informatieplan. Hierin wordt stap voor stap uitgelegd hoe je op bovenstaande vragen antwoord kan geven en op welke zaken je moet letten. 

Voor een informatieplan geldt hetzelfde als voor alle andere plannen: een plan hoort je werk te dienen. Het is dus belangrijk om je plannen kort en helder te houden. Ook is het goed om ze regelmatig ter hand te nemen en je werkzaamheden te laten ondersteunen. Concrete werkinstructies zijn een goede aanvulling aan de plannen. Zo komt jouw organisatie goed beslagen ten ijs.

Hoe sluit je aan bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed?

De stappen in de Informatieplanner zijn nauw verweven met een ander hulpmiddel van het NDE, de Wegwijzer Digitaal Erfgoed. Beide tools helpen je om aan te sluiten bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ontwikkelde samen met de erfgoedsector deze Nationale Strategie, zodat het erfgoed makkelijker te vinden en te gebruiken is. Door aan te sluiten bij de Nationale Strategie zorg je dus dat ook jouw collectie-informatie eenvoudiger te vinden en te gebruiken is.

Wat regelt Brabant Cloud voor jou als deelnemer? 

Brabant Cloud volgt de richtlijnen van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en afhankelijk van jouw situatie verzorgen wij diverse onderdelen die je in jouw informatieplan moet beschrijven. Lees onderstaande informatie daarom goed door om te bepalen of dit voor jou van toepassing is, zodat je dit in jouw plan kunt opnemen. Neem bij twijfel of vragen hierover contact op met de Helpdesk Brabant Cloud. 

Ook als onderstaande situatie niet voor jou geldt, omdat je bijvoorbeeld geen Memorix Maior via Brabant Cloud gebruikt, moet je in je informatieplan wel beschrijven hoe deze zaken voor jouw instelling geregeld zijn. In dat geval kun je bijvoorbeeld contact opnemen met de softwareleverancier van je collectieregistratiesysteem om te vragen hoe dit voor jullie geregeld is. 

Brabant Cloud regelt en faciliteert de volgende onderdelen uit de informatieplanner:

Bewaren
De collectiedata in Memorix Maior wordt dagelijks geback-upped. 

Beschrijven
In Memorix Maior kunnen deelnemers gebruik maken de terminologiebronnen Art & Architecture Thesaurus (AAT), GeoNames, Brabantse Gebouwen en Archeologisch Basisregister (ABR) om hun collecties te beschrijven. Lees hier meer over op onze artikelpagina Aan de slag met termen en termenlijsten. Daar wordt uitgelegd welke termenlijsten in Memorix Maior beschikbaar zijn en hoe je deze kunt gebruiken. 

Verbinden
In Memorix Maior kunnen deelnemers werken met Persistent Identifiers (PID's) voor hun collectiedata. Neem contact op met de Helpdesk Brabant Cloud als je PID's voor jouw organisatie wil aanvragen.  
Als je in Memorix Maior gebruik maakt van één van de gekoppelde terminologiebronnen, zoals de AAT of GeoNames, dan worden de URI's van de termen automatisch vastgelegd in jouw collectiedata. 

Verspreiden
Via Brabant Cloud wordt jouw collectiedata automatisch als Linked Data beschikbaar gesteld via het EDM-datamodel. Daarnaast is het binnenkort mogelijk om jouw collectiedata via Brabant Cloud als Linked Open Data beschikbaar te stellen, te laten opnemen in het Datasetregister en jouw digitale fotobestanden via IIIF te publiceren. 

Gebruiken 
Via Brabant Cloud kunnen deelnemers hun collectiedata delen met andere erfgoedportals zoals Europeana, Collectie Nederland en Oorlogsbronnen. Wil je hier meer over weten, lees dan onze artikelpagina's bij Delen met derden.